Fermo amministrativo auto

Buongiorno, leggevo il vostro articolo sui fermi amministrativi e non mi è chiaro se è obbligatoria una comunicazione scritta da parte dell'ente che lo applica oppure no. Visto che in caso di incidente specificate che l'assicurazione potrebbe non pagare, perchè il veicolo non era autorizzato a circolare, volevo esser certa di non incorrere nel pericolo di avere un mezzo con fermo amministrativo a mia insaputa. In caso di comunicazione scritta obbligata com'è l'esatta procedura? Basta anche una semplice lettera ordinaria che non è possibile provare di non aver ricevuto? Vi rigrazio in anticipo per la risposta. Saluti
Paola, da Bologna (BO)