Divani Chateaux D'Ax consegnati con un difetto

Buongiorno,
Chiedo un consiglio su come comportarmi: temo che inizi una delle solite lunghe tribolazioni e vorrei partire col piede giusto.
Mi sono stati consegnati lunedi 14/12 due divani in pelle. Uno dei quali presenta delle abrasioni molto evidenti.
Il trasportatore che ha consegnato i divani si è accorto anche lui del difetto: ha fatto le foto e scritto (immagino sul documento di trasporto) della presenza del difetto ma a noi non ha lasciato nulla.
Ho contattato subito il negoziante che ci ha messi in contatto con centro d'assistenza Chateaux D'Ax. Ho fatto a mia volta delle foto che ho inviato via email al negoziante (che le ha inoltrate al centro di assistenza).
Il centro ha risposto che invierà un tecnico dopo Natale per la riparazione. Abbiamo al telefono risposto che il tecnico può venire a vedere ma che ci riserviamo di accettare o meno la riparazione perché il denaro sborsato (3200€) si riferisce ad un divano nuovo e non riparato, a meno che la riparazione non renda il divano come nuovo.
Non mi è stata consegnata la garanzia commerciale Chateaux D'Ax che ho richiesto via email al negoziante: spero mi venga inviata presto.
Questo è tutto: ora io vorrei sapere se è consigliabile mettere fin da ora tutto per iscritto, con quali modalità (raccomandata, posta ordinaria...) e a chi rivolgermi (negoziante o centro assistenza del produttore) per mettere subito tutto in chiaro e non correre rischi per il futuro: dubito molto che "a Natale" un tecnico (magari vestito da Babbo Natale) si prenda la briga di venire a fare un controllo, inoltre non intendo accettare una riparazione non adeguata: preferisco una sostituzione.
Mi fate sapere?
Grazie mille per il lavoro che fate ogni giorno.
Paolo, da Bardolino (VR)