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POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA (PEC): guida all'uso
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Scheda Pratica di Rita Sabelli
27 aprile 2010 12:08
 
Ultima revisione: 19/12/2012; ultimo aggiornamento: 6/2/2015
 
La Posta elettronica certificata (PEC) e' un sistema di posta elettronica che prevede venga fornita al mittente documentazione elettronica, con valenza legale, certificante l'invio e la consegna di documenti informatici.
Il gestore/server di posta elettronica certificata del mittente rilascia a questi una ricevuta di accettazione che costituisce prova dell'invio del messaggio. Il gestore/server del destinatario invia al mittente, invece, la ricevuta dell'avvenuta consegna del messaggio nella casella di posta elettronica del destinatario stesso. Non ha rilevanza l'eventuale mancata apertura/lettura del messaggio da parte del destinatario, cosi' come non ne ha, con la raccomandata cartacea, la non apertura della busta dopo la consegna da parte del postino (o il ritiro presso l'ufficio postale).
Le ricevute rilasciate dai gestori/server sono da questi firmate con firma elettronica avanzata (articolo 1, comma 1, lettera dd), del DPR 445/2000), generata automaticamente. Anche la "bustina" che contiene e trasporta il messaggio e' firmata allo stesso modo, allo scopo di garantire l'autenticita' dello stesso. Sui messaggi il gestore/server appone anche la data e l'ora.
Non e' invece richiesta alcuna firma digitale da parte del mittente, sull'identita' del quale garantisce il sistema PEC attraverso i gestori/server.

La PEC ha lo stesso valore di una raccomandata a/r cartacea e puo' essere utilizzata per le notifiche degli atti in modo equivalente alla notifica a mezzo posta. Cio', ovviamente, a condizione che sia il mittente che il destinatario posseggano indirizzi PEC e che l'invio avvenga attraverso di essi.
E' interessante rilevare che, per legge, il documento informatico trasmesso per via telematica si intende spedito dal mittente se inviato al proprio gestore (server), e si intende consegnato al destinatario se reso disponibile all'indirizzo elettronico da questi dichiarato, nella casella di posta elettronica del destinatario messa a disposizione dal gestore (server).
Quando il messaggio non risulta consegnabile il gestore/server informa il mittente di tale mancata consegna entro 24 ore dall'invio.
Se il gestore/server del mittente rileva virus, il messaggio non viene accettato e il mittente viene subito avvisato. Se un virus viene invece rilevato dal gestore/server del destinatario, il messaggio viene bloccato e non consegnato nella casella postale, con tempestivo avviso al mittente attraverso il suo gestore/server. In ambedue i casi i gestori/server devono comunque conservare i messaggi per 30 mesi.
Se il mittente invece smarrisce la ricevuta di ritorno, la traccia informatica delle operazioni svolte ne consente la riproduzione. Tale traccia deve essere conservata dai gestori/server mittenti per 30 mesi.
La PEC puo' essere utilizzata con qualsiasi programma di posta elettonica (Outlook, Eudora, etc.) o in abbinamento a qualsiasi browser (Explorer, Firefox, Mozzilla, etc.). L'indirizzo PEC sara' pero' diverso da quello di normale posta elettronica eventualmente gia' posseduto.

Da segnalare, infine, la nuova PEC-ID, una pec che consentirà di accertare l'identitò del titolare e quindi l'autore dei messaggi con essa inviati. Occorre un nuovo decreto, dopo il DPCM 27/9/2012, per fissare le regole tecniche di utilizzo.

Indice scheda
OPERATIVITA': LE TAPPE DI LEGGE
LA PEC AL PRIVATO CITTADINO
IL NUOVO ARCHIVIO NAZIONALE "INI-PEC"
RIFERIMENTI NORMATIVI
LINK UTILI

OPERATIVITA': LE TAPPE DI LEGGE
- Dall'Agosto 2006 tutti gli uffici della pubblica amministrazione (comprese le Regioni e gli enti locali) si sono dotati di PEC e dal Novembre 2008 devono utilizzarla per qualsiasi comunicazione a propri dipendenti o ad altre pubbliche amministrazioni (d.lgs. 82/2005 art.47 e dl 185/08 art.16bis).
- Dal 30/6/2009 le amministrazioni pubbliche che hanno un sito devono pubblicarvi il proprio indirizzo di posta elettronica certificata (d.lgs.82/2005 art.54).
- Dal 29/11/2008 tutte le nuove imprese che si costituiscono in forma societaria sono tenute a dotarsi di un proprio indirizzo di PEC e ad indicare lo stesso nella domanda di iscrizione al registro imprese (dl 185/08 art.16 comma 6).
- Entro il 29/11/2011 tutte le imprese gia' costituite in forma societaria alla data del 29/11/08 devono dotarsi di un 'indirizzo di PEC, comunicandolo al registro delle imprese (dl 185/08 art.16 comma 6).
- Entro il 29/11/2009 tutti i professionisti iscritti in albi ed elenchi devono essersi muniti di un indirizzo di PEC, comunicandolo al proprio ordine (dl 185/08 art.16 comma 7).
- Dall'Ottobre 2012 devono pubblicare il proprio indirizzo PEC sul proprio sito anche i gestori dei servizi pubblici (d.lgs.82/2005 art.54 cosi' come modificato dal Dl 179/2012 diventato legge 221/2012).
- L'obbligo di munirsi di PEC e' esteso anche alle imprese individuali che si iscrivono al registro delle imprese o all'albo delle imprese artigiane a partire dal 19/12/2012 (art.5 del Dl 179/2012 convertito nella legge 221/2012).
- Le imprese individuali gia' iscritte al 19/12/2012 non soggette a procedure concorsuali devono depositare il proprio indirizzo PEC presso l'ufficio del registro delle imprese competente entro il 30/6/2013 (art.5 del Dl 179/2012 convertito nella legge 221/2012).
La prima cosa da chiarire e' che per il privato cittadino NON è obbligatorio dotarsi di una casella di posta elettronica certificata. Il suo utilizzo rappresenta una facoltà che certamente puù facilitare il rapporto con gli uffici pubblici e le comunicazioni “formali” con privati.

Detto questo, per ottenere un indirizzo PEC il cittadino può rivolgersi ad uno dei "gestori certificati" autorizzati dall'AGID (Agenzia per l'Italia digitale, organo pubblico che ha sostituito DigitPA che ha a sua volta sostituito il CNIPA) ed iscritti nell'elenco pubblico gestito da questo organo (vedi il sito ww.agid.gov.it).

I gestori suddetti possono essere aziende private o pubbliche amministrazioni (enti statali, regioni, province, etc.), e per ognuna di esse vengono svolte attente verifiche in termini di organizzazione, sicurezza e capacita' tecniche. I gestori di PEC sono distinti da quelli della normale posta elettronica, anche se in qualche caso possono coincidere (vedi per esempio Fastweb). Gli indirizzi di posta elettronica certificata sono comunque diversi da quelli della normale posta elettronica eventualmente posseduti.

L'apertura di una casella PEC Con uno dei suddetti gestori "certificati" avviene sottoscrivendo un contratto, dopo aver esaminato le caratteristiche delle varie offerte di quel gestore e aver scelto quella piu' adatta al nostro caso. I gestori devono obbligatoriamente mettere a disposizione un manuale operativo che definisce i servizi forniti (si possono chiedere singole caselle di posta o un intero dominio, oltre ad altri servizi) e i costi. La sottoscrizione, infatti, non e' gratuita, pur se in questa fase -definibile "di lancio"- si possono trovare diverse offerte a costi moderati. Quel che conta e che va ben esaminato e' il contratto.

Gli indirizzi di PEC cosi' ottenuti sono utilizzabili per comunicare con qualsiasi "controparte" che sia munita di indirizzo PEC, dalle pubbliche amministrazioni (per invio e ricezione di pratiche e certificati, contestazione multe, etc.), alle aziende erogatrici di servizi come banche, assicurazioni, etc. (per inviare comunicazioni formali, contestazioni, etc.). In generale, benche' la comunicazione con la PEC sia tipicamente riservata ai casi dove e' necessario dare valenza giuridica ad un invio (come avviene con le raccomandate a/r), nulla impedisce al cittadino di utilizzarla anche per invii non formali, benche' per questi casi sarebbe opportuno utilizzare altre vie. Nelle comunicazioni con la pubblica amministrazione e' il cittadino a chiedere che venga utilizzato il proprio indirizzo PEC (o a dare autorizzazione perche' venga usato). Tale indirizzo viene quindi assegnato al singolo procedimento, e puo' essere, sempre in riferimento ad esso, revocato o modificato.

Un punto importante da chiarire. La legge prevede delle limitazioni d'uso per gli indirizzi PEC rilasciati al cittadino dalle pubbliche amministrazioni inserite nell'elenco dell'AGID (enti statali, regioni, province, etc.). Questi indirizzi, infatti, possono essere utilizzati esclusivamente per comunicazioni tra la stessa pubblica amministrazione e l'utente a cui e' stata rilasciata una casella (art.16 Dpr 68/2005).
Essi non possono essere usati, quindi, per comunicare con altri soggetti, pubblici e privati.

Una nota sul servizio CEC-PAC o “PEC al cittadino”
Dal 2010 ad oggi e' stato possibile munirsi di un indirizzo pec gratuito per colloquiare o gestire pratiche con la pubblica amministrazione, ottenibile tramite la promozione del Governo cosiddetta CEC-PAC o “Pec al cittadino”, inserita nel più ampio programma denominato "E-Government 2012" inerente la digitalizzaione della pubblica amministrazione.

Questo servizio, gestito dal gruppo"Poste Italiane, Telecom Italia e Postecom", non e' piu' attivo dal 1/1/2015. A partire da tale data i privati cittadini non potranno più ottenere l'indirizzo pec gratuito sfruttando questa promozione ma dovranno rivolgersi ad uno dei gestori certificati già detti.

Per tutti coloro che sono già muniti di un indirizzo CEC-PAC il Governo, tramite il gestore del servizio Postacertificat@ ha previsto una progressiva disattivazione delle funzioni dello stesso (fino a Luglio 2015) e la possibilità di ottenere un nuovo indirizzo PEC gratuito per un anno.

Maggiori informazioni su www.postacertificata.gov.it oppure chiamando il numero verde gratuito (800.104.464).

Nota: gli indirizzi PEC ottenuti rivolgendosi dall'ACI o dall'INPS nell'ambito della convenzione sperimentale di rilascio gratuito attiva dall'Ottobre 2009 fino a Settembre 2010 sono già a suo tempo confluiti nell'archivio generale "PEC cittadini".

IL NUOVO ARCHIVIO NAZIONALE INI-PEC
Dall'Aprile 2013 e' disponibile un archivio nazionale di tutti gli indirizzi PEC di imprese e professionisti denominato "INI-PEC" (Indice nazionale degli indirizzi PEC delle imprese e dei professionisti). A tale archivio, tenuto presso le camere di commercio, possono avere accesso anche i cittadini, telematicamente e senza necessita' di autenticazione.

L'accesso e' possibile all'indirizzo www.inipec.gov.it

RIFERIMENTI NORMATIVI
- Circolari della Presidenza del Consiglio dei Ministri 1/2010 e 2/2010 rivolte alle amministrazioni pubbliche;
- Decreto Presidente del Consiglio dei Ministri 6 maggio 2009
- Dl 185/2008 divenuto Legge 2/2009, art.16 e 16 bis, modificati dalla legge 69/2009.
- DM 2/11/2005 "Regole tecniche per la formazione, trasmissione, validazione della posta elettronica certificata".
- D.lgs. 82/2005 "Codice dell'amministrazione digitale" modificato, tra gli altri, anche dalla legge 69/2009 e dal Dl 179/2012.
- DPR 68/2005 "Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata".
- Circolari CNIPA: n.49 del 24/11/2005 e n.51 del 7/12/2006
- Dl 179/2012 convertito nella legge 221/2012, art.5, che ha anche modificato il D.lgs. 82/2005 (archivio INI-PEC) e art.6, che ha modificato, tra gli altri, l'art.57 bis del D.lgs.82/2005 riguardo all'archivio degli indirizzi della pubblica amministrazione e dei gestori dei pubblici servizi.
- DPCM 27/9/2012 “Regole per l'identificazione, anche in via telematica, del titolare della PEC” (PEC-ID)
- DM del Ministero dello sviluppo economico del 19/3/2013 (attivazione archivio INI-PEC)
- Legge di Stabilità 2015 (legge 190/2014) art.1 comma 617 (cessazione servizio CEC-PAC)

LINK UTILI
- Archivio INI-PEC per la ricerca di indirizzi PEC: clicca qui
- Sito Agenzia per l'Italia digitale (ex DigitPa) con istruzioni e norme: clicca qui 
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