Perdita della copia di un vecchio contratto

Gentili signori
premetto che vi sto scrivendo per conto dell'azienda per cui lavoro che ha sottoscritto un contratto di fornitura caffe diversi anni fa (prima del 1998), vorremmo recedere ma non riusciamo a ritrovare la copia dove dovrebbero essere i termini di disdetta.... abbiamo già fatto richiesta sia telefonica che con raccomandata alla ditta che ci fornisce il caffè ma oltre a risposte vaghe per giunta solo verbali del tipo "la vostra è una vecchia fornitura e il contratto non è presente" non abbiamo ricevuto alcuna risposta alla nostra raccomandata inviata il 4 gennio scorso.
Ho letto tra le vostre risposte della soluzione MESSA IN MORA.... è la mossa giusta da fare anche per noi? Come possiamo tutelarci? visto che sostengono il nostro contratto non esistere, possiamo mandare dispdetta facendo riferimento a quanto da loro dichiarato anche se solo verbalmente?
Vi ringrazio
Big Square Edizioni , da Arezzo (AR)