Procedimento amministrativo e accesso agli atti: la guida per il cittadino
La Legge 241/1990 regola il procedimento amministrativo e il diritto di accesso ai documenti della pubblica amministrazione. È ancora pienamente in vigore, aggiornata più volte nel corso degli anni. Dal 2016 si è aggiunto il FOIA italiano (accesso civico generalizzato), che ha ampliato significativamente i diritti del cittadino nei confronti della PA.
Indice scheda
IL PROCEDIMENTO AMMINISTRATIVO
I TEMPI: QUANDO LA PA DEVE RISPONDERE
IL RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO
SILENZIO-ASSENSO E SILENZIO-INADEMPIMENTO
I TRE TIPI DI ACCESSO AGLI ATTI
ACCESSO DOCUMENTALE (Legge 241/1990)
ACCESSO CIVICO SEMPLICE (D.Lgs. 33/2013)
ACCESSO CIVICO GENERALIZZATO — FOIA (D.Lgs. 97/2016)
COSA FARE SE LA PA NON RISPONDE O RIFIUTA
NORMATIVA E LINK UTILI
IL PROCEDIMENTO AMMINISTRATIVO
Il procedimento amministrativo è l'insieme di atti e attività attraverso cui la pubblica amministrazione esercita le sue funzioni: emette certificati, rilascia permessi, irroga sanzioni, gestisce tributi, ecc. La Legge 241/1990 stabilisce i principi che devono guidare tutta questa attività: economicità, efficacia, imparzialità, pubblicità e trasparenza.
Ogni procedimento che riguarda direttamente un cittadino deve essere comunicato con l'avviso di avvio del procedimento, che indica: l'oggetto, il responsabile, l'ufficio competente e il termine entro cui si concluderà.
I TEMPI: QUANDO LA PA DEVE RISPONDERE
La PA ha l'obbligo di concludere ogni procedimento con un provvedimento espresso entro termini precisi:
- Il termine generale è di 30 giorni dall'avvio del procedimento
- Per i procedimenti più complessi le singole amministrazioni possono stabilire termini fino a 90 giorni, e in casi eccezionali fino a 180 giorni
- Il termine decorre dalla ricezione dell'istanza o dall'avvio d'ufficio
Le PA devono pubblicare sul proprio sito, nella sezione "Amministrazione trasparente", i tempi medi effettivi di conclusione dei propri procedimenti.
IL RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO
Ogni procedimento ha un Responsabile del Procedimento (RUP), che deve essere indicato nell'avviso di avvio. È la persona a cui il cittadino può rivolgersi per avere informazioni sullo stato della pratica, richiedere documenti, presentare osservazioni. Il nominativo del responsabile deve essere comunicato al cittadino.
SILENZIO-ASSENSO E SILENZIO-INADEMPIMENTO
Se la PA non risponde entro i termini previsti si configurano due situazioni distinte:
- Silenzio-assenso: in molti casi (tra privati e PA, per autorizzazioni non sensibili) il mancato risposta entro il termine equivale ad accoglimento della domanda. Non si applica in materia di ambiente, paesaggio, beni culturali, salute, sicurezza pubblica e immigrazione
- Silenzio-inadempimento: negli altri casi l'inerzia della PA è illegittima e il cittadino può ricorrere al TAR per ottenere una sentenza che obblighi la PA ad pronunciarsi
La mancata risposta nei termini è valutata ai fini della performance e della responsabilità disciplinare del funzionario inadempiente.
I TRE TIPI DI ACCESSO AGLI ATTI
In Italia coesistono tre diversi regimi di accesso ai documenti della PA, con presupposti e finalità distinte:
- Accesso documentale (Legge 241/1990) — per chi ha un interesse diretto e qualificato
- Accesso civico semplice (D.Lgs. 33/2013) — per controllare che la PA pubblichi ciò che è obbligata a pubblicare
- Accesso civico generalizzato — FOIA (D.Lgs. 97/2016) — aperto a chiunque, senza motivazione
ACCESSO DOCUMENTALE (Legge 241/1990)
Consente di prendere visione e ottenere copia di documenti amministrativi a chi ha un interesse diretto, concreto e attuale connesso a una situazione giuridicamente tutelata. Esempi: chi partecipa a un concorso pubblico, chi è destinatario di un provvedimento, chi è coinvolto in un procedimento.
La domanda va presentata all'ufficio che detiene il documento. La PA ha 30 giorni per rispondere; il silenzio equivale a diniego. In caso di rifiuto si può ricorrere al TAR o al difensore civico.
ACCESSO CIVICO SEMPLICE (D.Lgs. 33/2013)
Consente a chiunque di richiedere la pubblicazione di dati, informazioni e documenti che la PA è obbligata per legge a rendere pubblici ma non ha pubblicato (o ha pubblicato in modo incompleto) nella sezione "Amministrazione trasparente" del proprio sito.
La richiesta va presentata al Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza (RPCT) dell'ente. La PA ha 30 giorni per rispondere.
ACCESSO CIVICO GENERALIZZATO — FOIA (D.Lgs. 97/2016)
È il diritto più ampio: chiunque può richiedere qualsiasi dato, documento o informazione in possesso della PA, senza dover motivare la richiesta e gratuitamente (salvo costi di riproduzione materiale).
La PA può rifiutare solo se la divulgazione potrebbe arrecare un pregiudizio concreto a interessi tutelati dalla legge (sicurezza nazionale, ordine pubblico, dati personali, segreti commerciali, ecc.). Il rifiuto deve essere sempre motivato.
La richiesta va presentata all'ufficio che detiene i documenti oppure all'URP. La PA ha 30 giorni per rispondere. Se rifiuta o non risponde, il cittadino può chiedere il riesame al RPCT entro 30 giorni, e successivamente ricorrere al TAR.
COSA FARE SE LA PA NON RISPONDE O RIFIUTA
In caso di inerzia o diniego:
- Per il silenzio-inadempimento su un procedimento: ricorso al TAR per ottenere l'obbligo di provvedere, oppure ricorso al soggetto titolare del potere sostitutivo indicato dall'ente
- Per il diniego di accesso documentale: ricorso al TAR o al difensore civico (dove esistente)
- Per il diniego di accesso civico generalizzato: richiesta di riesame al RPCT entro 30 giorni, poi ricorso al TAR
- In tutti i casi è possibile presentare una segnalazione all'ANAC
- Legge 241/1990 su Normattiva — testo vigente aggiornato
- D.Lgs. 33/2013 (Decreto Trasparenza) su Normattiva
- foia.gov.it — portale ufficiale sull'accesso civico generalizzato
- ANAC — Autorità Nazionale Anticorruzione — linee guida FOIA e segnalazioni
- Dipartimento della Funzione Pubblica — circolari e indicazioni operative
- Gazzetta Ufficiale