Viaggio annullato per motivi di salute

Gentili signori vi scrivo in maniera breve quello che mi è successo. Circa in aprile ho prenotato un viaggio alle Maldive con tutta la famiglia composta da 3 adulti e 2 bambini. La Partenza era fissata per il 14.07.08. Purtroppo uno dei bambini ha dovuto sostenere un intervento alle adenoidi il giorno 1.07.08 rimanendo in ospedale una notte e con il consiglio di non portare la bambina al caldo per una ventina di giorni. A questo punto ho fatto annullare il tutto all'agenzia il 1 o il 2 di Luglio. Mentre tutta la documentazione l'ho inviata il 17 Luglio completa di tutto cio' che avevano richiesto. Alla fine di tutto ciò mi è stata recapitata una lettera che non mi avrebbero rimborsato perchè trascorsi 5 giorni dall'annullamento telefonico fatto dall'agenzia. Ma secondo voi come facevo a procurami tutti i documenti entro i 5 giorni? Chiedo se possibile un chiarimento e se esistono strade per farmi rimborsare.
Luigi, da Marina Di Massa (MS)