Sbaglio commerciale

Sono un commerciante di servizi, credo di aver fatto un errore involontario, di aver attivato un servizio vodafone a un cliente che non ha richiesto il servizio, cioe' i dati erano simili, ma il codice fiscale non coincideva, il servizio si e' attivato lo stesso, il cliente ha reclamato al numero verde, il mio partner commerciale mi ha avvisato e io ho dato la mia disponibilita', anche se la pratica non doveva passare per incongruenza di dati, di mandare comunicazione di sbaglio del punto vendita e di risolvere il problema al cliente, avevo perso, nei meandri di carte del punto vendita la pratica con documento e firme (consumo 5 risme di carta al mese e devo archiviarle tutte) non e' una giustificazione ma la realta'! Dopo alcuni mesi mi e' arrivata una denuncia per frode dal cliente, ora devo prendere un avvocato per difendermi, ma un semplice errore aggravato dalla continua burocrazia, anche se avessi tutte le carte in regola, dovrei sempre prendere l'avvocato.
IL problema al cliente si puo' risolvere i 10 gg, come mi dovrei comportare con il mio Partner commerciale, se per un problema risolvibile, che gestisco pure io per altri clienti che si sono sentiti truffati per i famosi contratti telefonici e risolvo con il mio interessamento senza farli andare a far denunce a destra e manca)?
Tiziana, da Mezzocorona (TN)