Rimborso viaggio

Salve a tutti. Volevo avere una consulenza in merito al fatto che ora vi espongo: Io e mia moglie dovevamo partire per le vacanze estive presso un villaggio situato all'isola d'elba a fine luglio. Purtroppo mia moglie pochi giorni fa ha subito un infortunio (per fortuna niente di rotto) che la terrà ferma a casa per circa un mese, Abbiamo cosi dovuto annullare il viaggio, ma purtroppo abbiamo perso l'acconto (510 euro). Ci hanno detto che il rimborso ci sarebbe stato solo in caso di ricovero. La cosa strana è che dopo aver chiamato il gruppo che gestisce il villaggio ci hanno detto che dovevamo inviare una mail di annullamento del viaggio senza inviargli una documentazione o referto dell'infortunio. Avremmo perso il 50% del totale (circa 800 euro) se tutto cio' fosse stato fatto a meno di 14 giorni dalla partenza. E' possibile avere un rimborso superiore e quindi perdere meno dei 510 euro ormai versati?
Come mi devo comportare?
Grazie
Stefano, da Roma (RM)