Problemi gestione condominio

Cara ADUC,
mio marito è uno dei condòmini di un grande condominio.
Siamo venuti a sapere da alcuni fornitori che tante loro fatture non sono state pagate (rischiamo tra l'altro il distacco del gas!). Per il momento sappiamo di circa 100.000,00 Euro di non saldato, in parte per fatture di 15 mesi fa...
Sono andata direttamente allo Studio dell'Amm.re insieme a un'altra condòmina: dice che ha avuto un guasto ai server, che non è in grado di sapere quali fatture sono da pagare etc. Alla nostra semplice richiesta di tirare fuori il raccoglitore con le fatture ha risposto che non funziona più come ai tempi di noi due condòmine (?), che ci avrebbe fatto una situazione e trasmessa per fax....
A mio avviso un fax non ci dà nessuna garanzia!
Abbiamo l'intenzione di incontrarci tra condòmini lunedì 22 dicembre per decidere la sostituzione dell'Amm.re.
Potete gentilmente dirci come procedere per non incappare in qualche irregolarità? Come si deve svolgere questa riunione, quanti millesimi occorrono perchè la decisione sia valida? Occorre informare tutti i proprietari? (il ché ci sarebbe impossibile perchè solo l'Amm.re ha l'elenco di tutti gli indirizzi...).
Vi ringrazio anticipatamente per il Vs. aiuto! Verserò nei prossimi gg
il rinnovo del ns. contributo...