Poste italiane: pacco assicurato "furtato"

Salve,
a gennaio ho spedito un paccocelere1plus assicurato che è stato "furtato" (il termine furtato è stato usato dall'operatore del call center riferendosi alla azienda sda incaricata della consegna).
Le poste italiane hanno chiesto, per poter rimborsarmi il pacco, di inviare reclamo scritto, fotocopia della ricevuta di spedizione, denuncia alla polizia postale e fattura attestante il valore dell'oggetto inviato, che ho provveduto tramite raccomandata ed e mail.
Nonostante io abbia presentato tutta la documentazione richiesta, il mio reclamo non è stato ancora visionato, e sono trascorsi più dei 40 giorni richiesti dalle loro procedure di rimborso,
Quando ho contattato il numero verde per aver spiegazioni, uno dei loro operatori telefonici ha detto che l'unica strada da percorrere era presentare una domanda di conciliazione perchè se non si ha risposta entro i 40 giorni in pratica viene tutto archiviato come se niente fosse.
Ho richiesto il modulo di domanda di conciliazione ad un ufficio postale e mi sono accorta, nel compilarlo, che si richiede nome e cognome di un responsabile di un associazione dei consumatori...
La mia domanda è questa:
le poste italiane non mi hanno negato il rimborso, semplicemente non hanno ancora visionato la documentazione, non è eccessivo una richiesta di conciliazione?
devo presentarmi negli uffici di un'associazione dei consumatori per compilare la parte relativa ad un delegato, o viene inserito in un secondo momento dall'associazione che riceve la domanda?
Vi ringrazio anticipatamente per l'attenzione.
Marica Eleonora, da Bologna (BO)